1. Wie wat is

De salon die zich aanmeldt is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van haar klanten en medewerkers. AT-Dienstverleningen, handelend onder de naam Salonbuddy, is de verwerker. Begrippen als persoonsgegevens, verwerken, betrokkene, inbreuk en subverwerker betekenen wat de AVG eronder verstaat.

Deze overeenkomst maakt deel uit van de voorwaarden en geldt zolang de salon een account heeft. Voor de accountgegevens van de salon zelf (contactpersoon, bedrijfsgegevens) is Salonbuddy verantwoordelijke; daarover gaat het privacybeleid.

2. Waarvoor we verwerken

Alleen om de dienst te leveren: agenda, online boeken, klantbeheer, kassa, serviceberichten aan klanten, marketing-e-mail na toestemming, rapportage en de salonwebsite. Het gaat om klanten (naam, e-mail, telefoon, optioneel geboortedatum, notities, afspraken, strippenkaarten, cadeaubonnen, toestemmingen), medewerkers (naam, e-mail, rol, rooster, omzet) en bezoekers van de salonwebsite die boeken.

Gezondheidsnotities van klanten (allergieën, huidaandoeningen, medicijnen, contra-indicaties) zijn een bijzondere categorie; de salon legt daarvoor aparte toestemming van de klant vast. We verwerken niets voor eigen doelen; geanonimiseerde aantallen mogen we gebruiken om de dienst te verbeteren. Geen BSN, geen kopie identiteitsbewijs, geen kaartnummers.

3. Instructies

We verwerken alleen op instructie van de salon; het gebruik van de software door de salon en haar team geldt als die instructie. Vinden we een instructie in strijd met de AVG, dan melden we dat en wachten we op antwoord. Verplicht de wet ons tot iets buiten de instructie, dan melden we dat vooraf, tenzij de wet dat verbiedt.

4. Geheimhouding en meekijken

Iedereen die namens Salonbuddy bij gegevens kan, heeft een geheimhoudingsplicht. Een beheerder van Salonbuddy kijkt alleen mee in een salon op verzoek van die salon of om een storing op te lossen; elke keer staat in een auditspoor dat de salon kan opvragen.

5. Beveiliging

Gegevens zijn per salon gescheiden, afgedwongen op databaseniveau: salon A kan nooit iets van salon B zien. Verbindingen zijn versleuteld. Gezondheidsnotities staan versleuteld in een apart veld, elke toegang wordt gelogd, en ze gaan nooit mee in een e-mail, bericht, export, foutmelding, boekhoudkoppeling of naar de AI-assistent — dat is in de software geblokkeerd en wordt door tests bewaakt.

Verder: geen sleutels in code, de database is niet vanaf internet bereikbaar, tweestapsverificatie voor het beheercentrum, dagelijkse back-ups met een herstelproef ten minste elk kwartaal, en kassabonnen die nooit worden gewijzigd of verwijderd (een correctie is een nieuwe regel).

6. Subverwerkers

De salon geeft algemene toestemming voor deze subverwerkers: Render (hosting en database, Frankfurt), Cloudflare (DNS, certificaten, proxy en bestandsopslag in de EU), Resend (verzending van e-mail), Sentry (foutmeldingen, zonder gezondheidsvelden), Amazon Web Services (AI-assistent in Frankfurt, krijgt geen klantgegevens) en Hostinger (domeinnamen die een salon via ons koopt; alleen de gegevens van de salon). Een betaalverwerker voor abonnement en aanbetalingen en een leverancier voor sms-berichten komen op deze lijst zodra ze actief zijn.

Verandert de lijst, dan mailen we dat ten minste 30 dagen vooraf naar het accountadres. Maakt de salon binnen die termijn bezwaar en komen we er niet uit, dan kan de salon kosteloos opzeggen. Elke subverwerker krijgt dezelfde verplichtingen als in deze overeenkomst; Salonbuddy blijft aanspreekbaar voor hun werk.

7. Buiten de EU

Verwerking gebeurt in de Europese Unie (Frankfurt). Voor subverwerkers met een moederbedrijf buiten de EER steunen we op het EU-US Data Privacy Framework of op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

8. Hulp bij rechten, inbreuken en DPIA

Inzage, verbetering, wissen, beperking en overdraagbaarheid regelt de salon met de functies in de software (klantkaart, export, anonimiseren). Komt een verzoek rechtstreeks bij ons binnen, dan sturen we het binnen vijf werkdagen door naar de salon.

Een inbreuk in verband met persoonsgegevens melden we zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking aan het accountadres, met wat bekend is over aard, omvang, gevolgen en maatregelen. De salon beslist over melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen; wij leveren de informatie. Voor een DPIA leveren we de informatie over de verwerking die de salon nodig heeft.

9. Bewaren, teruggeven en wissen

Gegevens blijven zolang het account bestaat. Bij einde van het account kan de salon klanten, afspraken en kassabonnen exporteren in een gangbaar bestandsformaat. Daarna wissen we de persoonsgegevens binnen 90 dagen, back-ups inbegrepen zodra die uit de rotatie lopen.

Uitzondering: kassagegevens vallen onder de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (artikel 52 AWR). Transacties worden niet verwijderd; de persoonsgegevens erop worden geanonimiseerd. Vraagt een klant van de salon om verwijdering, dan geldt dezelfde lijn.

10. Controle

Op verzoek, hoogstens eenmaal per jaar, laten we zien dat we deze overeenkomst nakomen: beschrijving van maatregelen, uitkomst van herstelproeven, lijst van subverwerkers en de auditsporen van de eigen salon. Een audit op locatie of door een onafhankelijke derde kan na schriftelijk verzoek met redelijke termijn, op kosten van de salon, tenzij de audit ernstige tekortkomingen aantoont.

11. Aansprakelijkheid

Onze aansprakelijkheid onder deze overeenkomst is beperkt tot wat de salon in de twaalf maanden ervoor aan Salonbuddy heeft betaald, met een minimum van € 500, behalve bij opzet of bewuste roekeloosheid. Een boete van de toezichthouder draagt ieder voor het deel dat aan hem is toe te rekenen.

12. Duur, einde en recht

Deze overeenkomst duurt zolang het account bestaat en eindigt na het teruggeven en wissen van hierboven. Nederlands recht; geschillen bij de bevoegde rechter in het arrondissement van Salonbuddy. Bij strijd met de voorwaarden gaat deze overeenkomst voor wat betreft persoonsgegevens. Vragen: post@salonbuddy.nl.